Factuuropmaak en sjablonen

Aanbetaling op de factuur vermelden

Omschrijving

Vanaf SnelStart inBalans kunt u werken met vooruit- of aanbetalingen. Deze wilt u wellicht op uw factuur vermelden. Uw klant kan dan zien dat de aanbetaling is gedaan en welk bedrag daarvoor in mindering is gebracht op het totale factuurbedrag. Een aanbetaling op uw factuur plaasten doet u als volgt:

Uitleg

Factuursjabloon (verkoopsjabloon) maken voor aanbetaling / vooruitbetaling

Allereerst maakt u een nieuwe sjabloon. Deze gebruikt u als u facturen maakt met een vooruitbetaling of aanbetaling

  1. Ga naar het tabblad Facturen en klik op de knop Verkoopsjablonen;
  2. Klik op de knop 'Nieuw' om een nieuwe verkoopsjabloon aan te maken;
  3. Vul in het veld 'Omschrijving' naam van het sjabloon in. Bijvoorbeeld: Factuur met aanbetaling;
  4. Klik op de knop 'Opslaan' om de verkoopsjabloon op te slaan;
SF000002177_afbeelding_001

Factuuropmaak toevoegen aan sjabloon

Nu heeft u een nieuwe factuursjabloon aangemaakt. Deze sjabloon bevat echter nog geen opmaak. Die moet nog worden toegevoegd. Dit doet u als volgt:

  1. Selecteer in het kader 'Opmaak' de regel voor Verkoopfactuur;
  2. Klik op de knop 'Kopieer opmaak' om een nieuwe opmaak toe te voegen;
  3. Selecteer in het nieuwe venster de optie 'Basis-/voorbeeld';
  4. Selecteer in de lijst de optie 'Basis Factuur';
  5. Klik op de knop 'Kopieer opmaak';
  6. De standaard factuuropmaak is toegevoegd aan uw sjabloon;
  7. Klik op de knop 'Opslaan' om de factuursjabloon op te slaan;

Na het aanmaken van de factuursjabloon zult u extra hoofdingaven moeten aanmaken voor het plaatsen van het aanbetaalde bedrag op de factuur. Deze extra hoofdingaven plaatst u vervolgens in de layout van uw factuur, zodat het wordt weergegeven bij het afdrukken van uw factuur.

Extra hoofdingave aanmaken voor aanbetaling op factuur

  1. Ga naar het tabblad Facturen en klik op de knop 'Verkoopsjablonen' (heeft u het scherm nog open staan, sla dan deze stap over);
  2. Klik in de lijst aan de linkerkant op de sjabloon die u zojuist heeft aangemaakt;
  3. Dubbelklik in het kader 'Extra hoofdingaven' om een nieuwe regel aan te maken;
  4. Vul in het veld 'Omschrijving' het woordt 'Aanbetaling' in;
  5. Selecteer in het keuzeveld 'Soort' de optie 'Bedrag';
  6. Dubbelklik nogmaals in het kader voor een nieuwe regel;
  7. Vul in het veld 'Omschrijving' de tekst 'Datum aanbetaling' in;
  8. Selecteer in het keuzeveld 'Soort' de optie 'Datum';
SF000002177_afbeelding_002

9. Klik op de knop 'Opslaan' om de extra hoofdingaven op te slaan;

Extra hoofdingaven plaatsen in de voet van de factuur

  1. Ga naar het tabblad Facturen en klik op de knop 'Verkoopsjablonen' (heeft u het scherm nog open staan, sla dan deze stap over);
  2. Klik in de lijst aan de linkerkant op de sjabloon die u zojuist heeft aangemaakt;
  3. Klik op de eerste regel van het kader 'Opmaak' en klik op de knop 'Opmaak wijzigen';
  4. Maak als dat nodig is ruimte in de factuurvoet;
  5. Selecteer het veld 'fldTekstTeBetalen' en schuif dit omlaag;
  6. Plaats hiervoor een tekstveld met de tekst 'Totaalbedrag incl. BTW';
  7. Zet hieronder een tekstveld met de tekst 'Aanbetaling';
  8. Plaats daarachter uit de gereedschapskist het veld 'extDatum aanbetaling';
  9. Plaats daarachter uit de gereedschapskist het veld 'extAanbetaling';
  10. Zet eventueel een lijn onder dit veld;
  11. Plaats nu het veld 'fldTekstTeBetalen' onder het tekstveld met 'Aanbetaald';
  12. Zet hierachter (onder het veld 'extAanbetaling') een formuleveld;
  13. Dubbelklik op dit formuleveld om het eigenschappenvenster te openen;
  14. Zet in het formuleveld de formule '[Hoofd].[fldTotaalBedrag]-[Hoofd].[extAanbetaling]';
SF000002177_afbeelding_005

15. Sla de opmaak op met de knop links bovenin het venster;

SF000002177_afbeelding_003

De factuur maken

  1. Na het maken van de instellingen gaat u naar het tabblad Facturen en klikt u op de knop 'Verkopen';
  2. Maak nu een nieuwe verkooporder voor een klant en gebruik daarbij de sjabloon die u heeft aangemaakt;
  3. Vul de verkooporder in zoals u gewend bent;
  4. Ga daarna naar het tabblad 'Extra velden';
  5. Vul hier de datum van de aanbetaling in en het aanbetaalde bedrag;
  6. Maak de factuur met de knop 'Factuur' en de voet zal er uitzien als in onderstaand voorbeeld;
SF000002177_afbeelding_004

Tips & Tricks

Bovenstaand stappenplan is gebaseerd op de oude standaard opmaak en zal binnenkort worden herzien. Deze werkwijze is echter ook mogelijk met de nieuwe opmaak met een kleine kanttekening: het veld fldTekstTeBetalen zoals hierboven genoemd, is nu niet meer beschikbaar in het gereedschapsvenster. Zijn vervanger heet "fldTekstTeBetalenOfTeVerrekenen".