Gegevens importeren

Inkoopfacturen importeren met de Outlook add-in SnelStart voor e-mail

Omschrijving

Outlook koppeling instellen
Als eerste dient u de outlook koppeling in te stellen. Hoe u dit doet, vindt u in het volgende artikel.

Uitleg

Hoe u vervolgens de factuur in uw administratie importeert leest u hieronder:

  1. Selecteer in Outlook of Office365 de e-mail waar uw factuurbijlage in zit;
  2. Klik in de add-in SnelStart voor e-mail op het kopje bijlagen. Nu worden alle bijlage die geschikt zijn om in te lezen in uw administratie zichtbaar;
  3. Klik op het plusje naast de bijlage. SnelStart importeert nu de bijlage in de door uw geselecteerde administratie.

Wanneer u een XML-bestand heeft geïmporteerd, verschijnt er in het groen de volgende melding: Er is een factuur geboekt van € ….. Wanneer de e-mail alleen een Pdf-bestand bevat, verschijnt er na het importeren de volgende melding in het groen: Er is een onverwerkte inkoop aangemaakt.

Hoe ziet de geïmporteerde factuur eruit in uw SnelStart 12 administratie

  1. Open uw administratie in SnelStart 12;
  2. Ga naar het tabblad Snel Starten en vervolgens naar het venster Boekhouden. Open het dagboek Inkoop;
  3. In het dagboek inkoop vindt u de geïmporteerde inkoopfacturen terug als vet gedrukte regels. Deze kunnen op verschillende manieren zijn verwerkt door SnelStart:
    • Wanneer er alleen een XML-bestand is geïmporteerd maakt SnelStart een inkoopboeking aan en probeert deze zoveel mogelijk op de juiste grootboekrekeningen te boeken. De datum, het factuurnummer en het bedrag worden ingevuld. Als de leverancier bekend is wordt hij aan de juiste leverancier gekoppeld. Is dit niet het geval, dan wordt hij gekoppeld aan Leverancier onbekend. Het XML-bestand staat in de bijlage van de boeking;
    • Wanneer er zowel een XML-bestand als een Pdf-bestand met dezelfde naam zijn geïmporteerd, reageert SnelStart als hetzelfde als het punt hiervoor. Als aanvulling is het Pdf-bestand in de bijlage bijgevoegd;
    • Wanneer alleen een Pdf-bestand is geïmporteerd, wordt een onverwerkte inkoopboeking gemaakt in het dagboek Inkoop. Er is in dit geval geen leverancier, factuurnummer en bedrag ingevuld en de boekingsdatum is de datum van importeren.