Administratie uitwisseling tussen accountant en client

Vanaf het pakket inStap kun je de periode-uitwisseling gebruiken, maar ook de administratie online plaatsen.

Het komt regelmatig voor dat er uitwisseling van administraties plaatsvindt tussen accountants en cliënten. Met de invoering van het nieuwe beveiligingsmodel en het bijbehorende gebruikersbeheer in SnelStart 12 is het uitwisselen van administraties of back-ups niet meer altijd zonder meer mogelijk. Hieronder vind je een aantal situaties. Bekijk welke voor jou van toepassing is.

Periode-uitwisseling gebruiken
Als je als SnelStart gebruiker door je accountant je administratie laat controleren, dan is hiervoor speciaal de optie periode-uitwisseling beschikbaar. Hiermee stuur je een deel van je administratie naar je accountant en terwijl hij de controle doet, kun je ook gewoon verder werken. Bij een periode-uitwisseling is er ook geen sprake van enige vorm van gebruikersbeheer, dus je accountant kan ALTIJD de periodeadministratie openen.

Geen periode-uitwisseling gebruiken?
Maak je geen gebruik van de periode-uitwisseling? Dan zijn er een aantal verschillende mogelijkheden voor uitwisseling tussen accountant en cliënt.

Ik heb een online administratie
Als je gebruik maakt van de online administratie, dan kun je je accountant (of een andere externe gebruiker) toegang geven tot je administratie. Op het moment dat je dit doet, verschijnt je online administratie in de overzichtslijst bij degene die je toegang heeft gegeven. Zij kunnen dan de administratie openen en erin werken. Het heen en weer sturen van bestanden is dan overbodig geworden.

Accountantskantoor toegang geven tot online administratie

Externe gebruiker toegang geven

Ik stuur altijd een back-up naar mijn accountant
Als je gebruik maakt van back-ups om je administratie beschikbaar te maken voor je accountant, dan is het van het grootste belang dat je je accountant toegang geeft tot je administratie. Dit dien je te doen voordat je de back-up van de administratie maakt. Het toegang geven hoef je slechts eenmalig te doen. In elke volgende back-up die je maakt, zal je accountant gewoon toegang hebben.

Accountantskantoor toegang geven tot administratie

Externe gebruiker toegang geven

Ik stuur altijd mijn administratie naar mijn accountant
Als je je hele administratie opstuurt naar je accountant, dan is het van het grootste belang dat je je accountant toegang geeft tot je administratie. Dit dien je te doen voordat je de administratie opstuurt. Het toegang geven hoef je slechts eenmalig te doen.

Accountantskantoor toegang geven tot administratie

Externe gebruiker toegang geven

Ik stuur altijd een kopie van mijn administratie naar mijn accountant
Als je een kopie van je administratie opstuurt naar je accountant, dan is het van het grootste belang dat je je accountant toegang geeft tot je administratie. Dit dien je te doen voordat je de administratie kopieert en opstuurt. Het toegang geven hoef je slechts eenmalig te doen.

Accountantskantoor toegang geven tot administratie

Externe gebruiker toegang geven

Ik richt een nieuwe administratie in voor mijn cliënt
Als je als accountant een nieuwe administratie aanmaakt voor een cliënt dan wordt deze administratie eigendom van je account. Voordat je de administratie overdraagt aan je cliënt, dien je het eigendom van de administratie op te heffen. Kortom, je dient de administratie vrij te geven. Doe je dit niet, dan kan je cliënt de administratie niet openen.
Heb je de administratie vrijgegeven, maar moet je de administratie toch nog een keer openen, kies er dan voor om je account niet opnieuw eigenaar van de administratie te laten worden.

Een administratie vrijgeven

Eigenaar worden van een administratie

Ik beheer nu de administratie, maar de cliënt gaat dit zelf doen
Als je als accountant de administratie van een cliënt beheert, dan is deze waarschijnlijk eigendom van je account geworden. Hierdoor hebben eventuele medewerkers ook toegang tot de administratie. Wil je cliënt zelf de administratie gaan beheren? Dan kun je deze overdragen d.m.v. een kopie of een back-up. Voordat je de administratie overdraagt aan je cliënt, dien je het eigendom van de administratie op te heffen. Doe je dit niet, dan kan je cliënt de administratie niet openen.
Heb je het eigendom opgeheven, maar moet je de administratie toch nog een keer openen, kies er dan voor om je account niet opnieuw eigenaar van de administratie te laten worden.

Eigendom van een administratie overdragen

Eigenaar worden van een administratie

Ik kan de ontvangen administratie van mijn cliënt niet openen
Als je als accountant een administratie, een kopie of een back-up hebt ontvangen van je cliënt en je kunt deze niet openen, dan krijg je waarschijnlijk de fase 7-melding op je scherm. Als dit gebeurt, dan heeft je cliënt verzuimd je als accountant toegang te verlenen tot de administratie.

Fase 7 melding. Klik hier om te zien wat hiervan de oorzaak kan zijn.